Napravi sam svoj HelpDesk IT ticketing sistem u 5 koraka (SharePoint Lists)

[BLANKED]

Na ovu ideju sam došao pre koju godinu dok sam radio kao IT/365 Administrator u maloj firmici od cca. 100-inak zaposlenih koja nije imala implementiran nikakav ticketing ili IT management sistem niti je menadžment znao koja je korist od toga pa uopšte nisu hteli da izdvoje sredstva za neko profesionalno rešenje kao što je npr. neki ServiceNow ili SolarWinds.

Zaposleni su veoma često upadali "kaubojski" u kancelariju ili zivkali telefonom i iznosili razne probleme koje nisam mogao da pamtim, (mada ni njih nisam mogao da gledam ) sa čime se suočava dobar deo IT-evca u manjim okruženjima. Kako bih rešio ovaj problem i uveo neki red u samo praćenje i efikasnije rešavanje tih problema odlučio sam da iskoristim SharePoint Lists za kreiranje sopstvenog ticketing sistema za praćenje softversko/hardverskih problema, brojčanog stanja uredjaja, dostupnih telefona, računara itd.

Tako da ako se nađete u sličnoj situaciji a tražite brz, besplatan, jednostavan i efikasan način za praćenje i rešavanje problema unutar vaše organizacije, U REALNOM VREMENU, SharePoint Lists može biti veoma moćno i lako rešenje za IT management sistem. Konkretan Template koji završava 90% posla se zove Issue Tracker.

1. Pronađite aplikaciju Lists u Microsoft 365 app launcher-u i otvorite je.
2. Kliknite na dugme "New List."
3. Izaberite "Issue Tracker" template iz Microsoft Templates i kliknite "Use This Template."
4. Dajte svojoj listi smisleno ime, dodajte opis i sačuvajte je na željenom SharePoint sajtu.
5. E sada je red na vas. Odavde počinje fino podešavanje gde možete podesiti forme i korisnički interfejs kako biste prilagodili IT ticketing sistem koji je optimizovan isključivo za jedinstvene potrebe vaše organizacije, u zavisnosti od vrste aplikacija i usluga koje trenutno koristite.

Najbolji deo je to što omogućava međusobnu saradnju među ovlašćenim članovima IT tima (može se konfigurisati sa odgovarajućim kontrolama pristupa, obezbeđujući da samo ovlašćeno osoblje ima pristup poverljivim informacijama). Svaki član sa pristupom može pratiti napredak tiketa, ostavi komentar ili assignovati task na drugog kolegu i ostati u toku sa napredovanjem rešavanja konkretnog problema u realnom vremenu, svaka informacija ili promena koja se unese šalje email obaveštenje osobama koje su uključene u konkretan problem.

Još jedna sjajna stvar je što omogućava brzu integraciju sa Power BI-jem na 1 klik, pružajući vizuelni uvid i pristup interaktivnim grafikonima gde se može videti kompletna analitika kao što je npr. praćenje trenda odredjenog problema, ili frekventnost problema sa određenim aplikacijama i slično... Ovakve stvari su fenomenalne za neki godišnji ili kvartalni report koji bi bio od koristi menadžmentu.


Evo kako je to otprilike izgledalo nakon nekog mog "fine-tunning-a", bukvalno možete "customizovati" izgled prema svojim potrebama.

Ako niste sigurni po kom principu Lists funkcioniše ovde je pokazano veoma dobro objašnjenje.

 

[SajaBg]

To ti ništa ne vredi ako nema integraciju sa mailom. Jer kad korisnik otvori neki tiket i dođe do promene statusa, treba da dobije mail, pa čak i da odgovori na taj mail i da se njegov odgovor upiše u tiket.

 

[BLANKED]

To ti ništa ne vredi ako nema integraciju sa mailom. Jer kad korisnik otvori neki tiket i dođe do promene statusa, treba da dobije mail, pa čak i da odgovori na taj mail i da se njegov odgovor upiše u tiket.

Automatski je integrisan sa Exchange-om.